logo eenvoudinkwaliteit

Slim, snel en slank werken in de zorg?
Eenvoud in Kwaliteit helpt!

Aan de slag zonder groots plan

Plannen maken kan de boel vertragen

Aan de slag zonder groots plan
Door Trudy Engering - bijgewerkt op vrijdag, 03 mei 2019.

Ze hebben het flink voor de kiezen gekregen in het mooie Groningen. Heb je tientallen jaren de rest van Nederland verrijkt door aardgas te leveren, zit je nu met de gebakken peren in de vorm van aardbevingsschade. En hoe gaat het dan? In plaats van dat de getroffen burgers direct worden geholpen moeten er eerst plannen gemaakt worden, alle partijen moeten daar nog een plasje over doen, consensus moet gezocht worden, wijzigingen aangebracht, nieuwe bevindingen in verwerkt, dus weer een nieuwe aanpak. En zo wachten de getroffen bewoners al jaren op hulp, waarmee hun woningen bewoonbaar kunnen blijven of weer bewoonbaar kunnen worden.

Gedegen plan?

Zo moet het dus niet… Als je kind in het water is gevallen ga je toch ook niet met z’n allen discussiëren hoe je het nu aan gaat pakken, wat de goedkoopste, snelste, beste oplossing zou zijn? Nee, je schat heel snel de situatie in en gaat tot actie over.
Dat hadden ze in Groningen natuurlijk al lang geleden moeten doen.

In het dagelijkse werk zien we dat verschijnsel ook vaak. Moet er iets veranderd worden of komt er iets nieuws? Dan moet er een gedegen plan komen. Hoe meer pagina’s, hoe meer vertrouwen het inboezemt. Taalgebruik? Vooral ingewikkeld, want dan denken we dat de opstellers verstand van zaken hebben. Helaas snappen wij er vervolgens zelf niets meer van. Dan gaat er dus een flinke tijd overheen, want het stuk moet vertaald worden zodat wij het ook begrijpen, vervolgens vinden we er dan allemaal iets van en begint de strijd, de een krijgt zijn zin doorgedrukt en de ander niet. Wat niet noodzakelijkerwijs verbeteringen van het plan met zich meebrengt.
Zo gaat het gelukkig niet altijd, maar vaak wel!

Gewoon van start gaan

Mijn advies is altijd: bedenk met het team, dat bij de verandering betrokken is, snel een manier om je verandering tot stand te brengen. EN BEGIN GEWOON. De beren op je weg kom je vanzelf tegen, die los je op. Een dagstart is daarbij een fantastisch hulpmiddel. Je bespreekt daarmee dagelijks -in een paar minuten- wat je gisteren bent tegengekomen, hoe je het vandaag beter aanpakt en wat je verder vandaag nog meer kunt verwachten.
En als je hebt afgesproken dat over een jaar de verandering klaar moet zijn, deel dat jaar dan op in periodes van enkele weken, maak daarin kleine stappen, dan wordt het overzichtelijk en voor iedereen te volgen.

Voorbeeld

Een goed illustratie van dat ‘gewoon doen’ is 5S. In een dag(deel) wordt de werkruimte opgeruimd, schoongemaakt, opnieuw praktisch ingericht, visueel gemaakt waar dat handig is en bedacht hoe we het opgeruimd kunnen houden. Daar is echt geen plan voor gemaakt. We starten er gewoon mee en al doende zien we dat het misschien toch handiger is als we het nét wat anders doen.

Voorbeeld is mijn kapper. Mijn enige uitstapje buiten de zorgsector heb ik gedaan bij mijn kapper. Het was me opgevallen dat ze veel tijd kwijt waren met zoeken naar de haarproducten. Op een gegeven moment was het zo erg dat mijn kapper me ten einde raad maar had uitgenodigd de 5S-begeleiding bij hun te doen. Zo gezegd, zo gedaan. Kapper blij, personeel blij. Klanten viel het op dat alles zo keurig was opgeruimd en dat er niet meer werd gezocht, het personeel wist precies waar wat stond en zette alles keurig op z’n plaats terug.

Omdenken

Laatst was ik er weer om geknipt te worden en, een halfjaar na dato, werkt het nog steeds! “Maar”, zei mijn kapper, “Eigenlijk klopt het niet, want nu ziet de klant het product niet meer. En wordt zo niet meer getriggerd om het product te kopen…”. Dat gevolg hadden ze niet voorzien. Dat hadden ze vermoedelijk ook niet voorzien als ze een groot Plan van Aanpak hadden gemaakt. Geeft niets! Want dan bedenk je met z’n allen, met het hele team een slimme manier hoe je wel alles netjes opruimt, zodat niemand hoeft te zoeken naar het product, maar zodat het wel zichtbaar is voor klanten, waarmee ze uitgenodigd worden om de producten te kopen. Of misschien een heel andere oplossing die de verkoop stimuleert: ik zeg: “Omdenken!”

Heeft u misschien een slimme oplossing voor mijn kapper? Laat dan jouw suggestie hieronder achter, ik geef het vervolgens aan hem door.

 

 

Vond je deze blog interessant? Lees dan ook de volgende artikelen:

Auteur

Trudy Engering

Trudy Engering

Trudy Engering is black belt Lean in de Zorg
  • Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Hulp nodig of vragen over Lean (slim en slank) in de zorg?

Bel of mail ons dan! Tel: 0644042890, email: info@eenvoudinkwaliteit.nl.

Deel deze blog met anderen

Plaats een reactie