logo eenvoudinkwaliteit

Slim, snel en slank werken in de zorg?
Eenvoud in Kwaliteit helpt!

  • Home
  • blog
  • De dagstart als communicatie-instrument

De dagstart als communicatie-instrument

Goede communicatie is lastig

De dagstart als communicatie-instrument
Door Trudy Engering - bijgewerkt op vrijdag, 03 mei 2019.

O, o, o, wat is communicatie toch belangrijk. Bij mijn klanten voor Lean in de huisartsenpraktijk  inventariseren en prioriteren we tijdens het eerste dagdeel altijd de knelpunten die de medewerkers ervaren. Waar lopen ze tegenaan in de huisartsenpraktijk? Waar ergeren ze zich aan?

Twee van de drie keer komt er als knelpunt communicatie uit. Daar zijn ze niet alleen in. Ook bij mijn klanten uit andere sectoren van de zorg popt dit probleem regelmatig op.

We spreken dan over irritaties als: onvoldoende respect en waardering uiten, niet doen wat er is afgesproken, de toon waarop er wordt gesproken (c'est le ton qui fait la musique), daadwerkelijk niet weten wat er is afgesproken, niet weten wat er is afgesproken (gebruikt als uitvlucht), eigen zin doordrijven, elkaar niet begrijpen, aannemen dat iemand het zus of zo bedoeld heeft, niet durven navragen of je het wel goed hebt begrepen, besluiten worden niet (goed) doorgegeven. En zo kan ik nog wel even doorgaan.

Hoe gaat communicatie?

Weet je nog van vroeger? Dat spelletje waarbij een aantal personen in een kring zit en de eerste persoon een woord of zinnetje in het oor van de tweede fluistert, die het op zijn beurt weer fluisterend door moet geven aan de derde, en zo door totdat de boodschap het kringetje rond is? De laatste mag de boodschap hardop zeggen. Dan blijkt dat de boodschap heel anders is aangekomen dan de bedoeling was…..
Zo gaat het in het echte leven dus ook.

Bij communicatie heb je een zender en een ontvanger. Beiden hebben de verantwoordelijkheid de boodschap goed door te geven en te begrijpen. Communicatie is namelijk tweerichtingsverkeer. De zender moet vragen of de boodschap goed is doorgekomen en de vrager moet luisteren, samenvatten en doorvragen (LSD).
In de praktijk ga je er natuurlijk niet zo voor zitten: “En nu ga ik eens luisteren, samenvatten en doorvragen”. Maar stel jezelf wel een aantal vragen. Bijvoorbeeld: Wat wil ik nu precies / wordt er precies gevraagd? Wanneer moet het klaar? Ben ik / is hij of zij wel de juiste persoon hiervoor of hoort het meer bij een ander thuis? Is het wel realistisch wat ik vraag / er gevraagd wordt, heeft het prioriteit of zijn er andere dingen die voorgaan. Wie vraagt het of deelt het mee? Aan wie wordt het gevraagd of wordt het medegedeeld?
Met andere woorden, gebuik hier het SMART-principe.

Dagstart

Bij mijn klanten blijkt vaak dat er een goed overleg ontbreekt. Er is hooguit een wekelijks of maandelijks teamoverleg. Bedenk dan wel dat een probleem 1 week of 1 maand blijft liggen, voordat het wordt opgepakt. Daarom adviseer ik altijd een dagstart. Een probleem blijft dan hooguit een dag liggen.

Vaak wordt gedacht dat een dagstart veel tijd kost. Niets is minder waar. Effectief kost een dagstart slechts 5 tot 15 minuten per dag, maar de tijdswinst op andere fronten is gigantisch, bij een goede dagstart.
Na een dagstart is iedereen op de hoogte wat er die dag staat te gebeuren, problemen worden snel opgelost, fouten direct gecorrigeerd en verspillingen worden onmiddellijk gesignaleerd en weggenomen.

De dagstart is een mooi begin en al door een aantal van mijn klanten geadopteerd. De ervaring leert dat dit zeker bijdraagt aan een betere communicatie binnen de huisartsenpraktijk. Daarnaast is het een prachtig instrument om te gebruiken voor het 5de kernprincipe van Lean: ‘Streef naar perfectie door continu verbeteren’.

 

Vond je deze blog interessant? Lees dan ook de volgende artikelen:

Auteur

Trudy Engering

Trudy Engering

Trudy Engering is black belt Lean in de Zorg
  • Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Hulp nodig of vragen over Lean (slim en slank) in de zorg?

Bel of mail ons dan! Tel: 0644042890, email: info@eenvoudinkwaliteit.nl.

Deel deze blog met anderen

Plaats een reactie