Druk, druk, druk…
Slimme aanpak volgens Covey
“Ik ben helemaal allergisch van ‘druk, druk, druk....”, verzuchtte een zeer gewaardeerde collega, ”iedereen in mijn omgeving verschuilt zich achter 'ik heb het druk', dat wordt dan meteen als goede verklaring beschouwd waarom er niets tot stand komt. Als ik vraag of de afgesproken acties zijn uitgevoerd krijg ik 2 op de 3 keer het antwoord: ‘Ja, druk, druk, druk hé? Nee..... dat gaat er voorlopig niet van komen!’. Heel frustrerend allemaal!”
Hebben we dan minder tijd? In 2013 verscheen ‘Met het oog op de tijd. Een blik op de tijdsbesteding van Nederlanders' van het Sociaal en Cultureel Planbureau. Hieruit blijkt dat Nederlanders in 2011 wat minder tijd besteden aan verplichtingen dan in 2006. De persoonlijke tijd is wat toegenomen en de vrije tijd is vrijwel gelijk gebleven. Of we tijdens ons werk meer taken in minder tijd moeten doen is in dit onderzoek overigens niet meegenomen.
Mmmmm…. Toch vreemd dus dat we het zo druk hebben. Daarnaast komt de vraag bij me op hoe het kan, dat de een veel meer werk kan verzetten dan de ander of dat de een minder druk ervaart dan de ander?
Het antwoord is simpel: die ene persoon pakt het gewoon slimmer aan! Time management kan je helpen, zie ook mijn blog ‘Prettig en efficiënt werken’, maar daar heb je slechts een deel mee gewonnen. Het andere deel heet ‘leiderschap’.
Neem de leiding over je eigen leven. Zorg dat je de juiste dingen doet. Daarover heeft Steven Covey (1932-2012) verschillende boeken geschreven, bijvoorbeeld: De Zeven Eigenschappen van Effectief Leiderschap:
In dit boek benoemt Covey de volgende 7 eigenschappen van succesvolle mensen:
- Wees pro-actief.
- Begin met het einde voor ogen.
- Belangrijke zaken eerst.
- Denk win-win.
- Eerst begrijpen, dan begrepen worden.
- Synergie.
- Hou de zaag scherp.
Covey’s timemanagement matrix
Voor de derde eigenschap, belangrijke zaken eerst, of in goed Nederlands: First things first, prioriteiten stellen, heeft Covey een methode ontwikkeld, die bekend staat als Covey’s Timemanagement Matrix.
Deze matrix kan je heel goed gebruiken om orde te scheppen in je dagelijkse werkzaamheden, zodat je niet elke keer hoeft te zeggen: “Ik heb het druk, druk, druk!” Je kunt hiermee je taken overzien en prioriteiten stellen.
Hoe werk je met Covey's timemanagement matrix?
Schets de timemanagement matrix op een groot vel papier en hang dat aan de muur. Schrijf vervolgens al je taken op telkens een nieuw post-itvelletje. Verdeel de post-itvelletjes over de 4 kwadranten, nadat je jezelf de vraag hebt gesteld: is het belangrijk én urgent? Of is het belangrijk, maar niet urgent? Mogelijk is het onbelangrijk én urgent? Of misschien onbelangrijk en ook nog eens niet urgent?
Vervolgens ga je vooral de taken uit het tweede kwadrant uitvoeren, dus alles wat niet dringend, maar wél belangrijk is. Met die handelswijze zorg je ervoor dat zaken niet dringend en belangrijk worden. Want ben je in dat eerste kwadrant bezig, dan wordt je geleefd en loop je de hele dag te rennen en te roepen dat je het zo druk hebt!
Natuurlijk moet je als de zaak in brand staat eerst de brand blussen, maar richt je vervolgens op de niet urgente, belangrijke zaken. Daarmee voorkom je juist dat er brand uitbreekt.
Voorbeeld
Een mooi voorbeeld is de wens van een van mijn klanten om het product sneller bij de klant te krijgen. Dat is iets waar al herhaaldelijk om gevraagd was en dat daardoor nogal belangrijk maar niet direct urgent was.
Die vraag lag er al een langere periode, maar elke dag was er wel iets anders dat met spoed moest gebeuren. Totdat de leiding een dag aanwees en zei: “Nu gaan we bedenken hoe we dit probleem gaan oplossen en gaan we het ook direct aanpakken”. De organisatie maakte pas op de plaats, het team ging gezamenlijk kijken wat er nodig was om het product sneller bij de klant te krijgen. Het proces werd aangepakt met veel succes. De klant tevreden omdat het product in minder dan de helft van de tijd dan voorheen binnen was, en de medewerkers omdat er eindelijk rust was en ze veel tijd hadden gewonnen met de nieuwe systematiek. Tijd die ze aan andere belangrijke niet urgente zaken konden besteden.
Auteur
Mieke
Dat ga ik uitproberen! Ben vaak zo chaotisch, dit zal vast helpen.
antwoord