Eindelijk, mijn mappen zijn weer op orde!
Tijdswinst met 5S
Midden in de zomer, vakantieperiode, er is bijna niemand thuis. Ik sta in mijn kantoor, kijk om me heen en denk: het is nu heerlijk rustig, tijd om mijn zaakjes op orde te brengen, rommel op te ruimen en mijn mappenstructuur te reorganiseren.
Toen ik ben gestart met Eenvoud in Kwaliteit heb ik mijn mappen ingericht zoals het me op dat moment logisch leek. Nu, enkele jaren verder, is het een rommeltje geworden. Het kost me heel veel tijd om zaken terug te vinden.
Hoog tijd om daar verandering in te brengen!
Mappen opschonen met 5S
Ik ben helemaal verslingerd aan het Lean-instrument 5S. Hiermee werk je op een gestructureerde manier, zodat je van een rommeltje een georganiseerd geheel kunt maken. Dat pas ik ook privé toe: mijn tas is inmiddels ge-5S-t en onze kelder heeft een drastische 5S-beurt gehad.
Afgelopen weekeinde heb ik mijn kruidenla op deze manier onder handen genomen. Ik geniet elke keer weer als ik die (voorheen rommel)la opentrek, alles direct kan vinden en niet meer misgrijp. Want daar is 5S voor bedacht. Het doel van 5S is een ‘verliesvrije’ omgeving te creëren: niet meer misgrijpen, want er is genoeg, maar ook niet teveel. Geen kapotte zaken, alles is schoon en goed onderhouden, direct klaar voor gebruik. En zodanig georganiseerd dat ieder weet waar wat te vinden is, het kost geen tijd om te zoeken.
Ik besluit om mijn mappen te reorganiseren en dit reorganisatieproces tegelijkertijd te documenteren. Want ik weet uit ervaring dat mijn mappenrommeltje niet uniek is. Dat veel mensen en organisaties worstelen met een mappenstructuur die niet meer past bij de organisatie en die verrommeld is.
Mijn ervaringen heb ik gebruikt om een stappenplan te maken hoe je aan de hand van de stappen in 5S: SCHEIDEN, SCHIKKEN, SCHOONMAKEN, STANDAARDISEREN en STAND HOUDEN je mappen op orde kunt brengen.
Download via deze link het gratis Stappenplan mappenstructuur
Een tip wil ik je nu niet onthouden:
Maak er geen groot project van met projectplan en al, gewoon starten en uiteraard je gezonde verstand gebruiken. Trek er een paar dagen voor uit en realiseer je dat je in die dagen niet veel anders zult doen dan: scheiden, schikken, schoonmaken en standaardiseren. En na die paar dagen wordt de grote uitdaging: stand houden! Kortom: 5S!
Wat heeft 5S me opgeleverd?
De belangrijkste winst die ik eruit gehaald heb is tijd! Ik grijp meteen naar de juiste map, die altijd op dezelfde plaats staat. Mijn mappenindeling is logisch, dus ik zoek niet meer op meerdere plekken. Ik ben heel blij met mijn geordende werkplek!
Wat heb ik geleerd?
- Ik gooi zo min mogelijk weg, ben van het hergebruiken.
Tabbladen bijvoorbeeld zijn heel goed te hergebruiken. Ik had ze echter grotendeels met balpen beschreven. Dat moest ik allemaal met type-ex wegwerken. Bewerkelijk en het resultaat is rommelig.
Voortaan gebruik ik een zacht potlood met dikke stift, makkelijk weg te gummen en toch duidelijk.
- Ik heb geleerd dat als de deuren tegenover elkaar open staan er een harde wind kan waaien! Oei… dat kost veel tijd!
- Dat je van type-ex high kunt worden……
- En ik heb er spijt van dat ik de ordnerrugetiketten heb beschreven in plaats van uitgeprint. Nu ja…. volgend project dan maar!
Wanneer 5S?
5S wordt natuurlijk veel breder toegepast dan voor mappen. In een goed geregelde organisatie moeten alle handelingen in één keer goed gaan en tegelijkertijd ook zo efficiënt mogelijk gebeuren. Het Lean-instrument 5S is bij uitstek geschikt om dat voor elkaar te krijgen.
Het is een fantastisch instrument om een rommelige afdeling op orde te krijgen en heel goed te gebruiken als twee afdelingen gaan fuseren.
De 5S methode is geweldig om de werkomgeving professioneel en efficiënt te organiseren. 5S zorgt in iedere omgeving voor een vliegende start met Lean werken en stelt medewerkers direct in staat om zelfstandig aan de slag te gaan met verbeteren.
Meer lezen?
Een goed boek over 5S is 5S werkplekorganisatie van Bert Teeuwen.
Over Lean zijn heel veel boeken volgeschreven. Ik vind Lean voor dummy’s een heel prettig boek om mee te beginnen.
Auteur
Trudy Engering
Ik ken dat, Mieke. Het lijkt allemaal veel te groot. Volgens de Lean-filosofie moet je alles in kleine stapjes doen. Dan is het overzichtelijk en is tussentijds aanpassen, waar nodig, ook makkelijker.
antwoord
Mieke
Goeie tip trouwens dat je het opruimen niet moet zien als een groot project, daar verzand ik nl. gauw in...
antwoord
Mieke
Leuke info Trudy! Ik heb het meteen gedownload om te gaan gebruiken
antwoord
Maria
Bedankt! Ga ik zeker gebruiken.
antwoord