logo eenvoudinkwaliteit

Slim, snel en slank werken in de zorg?
Eenvoud in Kwaliteit helpt!

Five times why

Waarom waarom belangrijk is

Mijn vier kinderen
Door Trudy Engering - bijgewerkt op vrijdag, 03 mei 2019.

Toen mijn kinderen klein waren stelden ze overal de vraag ‘waarom’ bij.

“Zo… nu gaan we je jas aantrekken” … ”Waarom?”
“Het is tijd om naar bed te gaan” … ”Waarom?”
“Nee, je krijgt geen snoepje” … ”Waarom niet?”

Met 4 kinderen heb je heel wat waaromvragen te beantwoorden. Op een gegeven moment ben je het ge-waarom zo beu dat je haast vergeet dat het zoeken naar het waarom essentieel is voor de ontwikkeling van je kind.

En dat het je ook in je werk heel veel kan brengen, zoals in het volgende geval:

Op een dag gaat de telefoon. Een oude kennis meldt zich aan de andere kant van de lijn. Hij is kwaliteitsmanager bij een zorgorganisatie en hij zit met een probleem.

Na een recente fusie waarbij twee organisaties zijn samengevoegd, loopt het niet echt lekker binnen de nieuwe organisatie. De gefuseerde organisaties hadden aanvankelijk ieder een eigen kwaliteitssysteem. De beide systemen zijn omgebouwd tot één kwaliteitsmanagementsysteem, maar nu weet niemand meer waar hij aan toe is. De medewerkers zijn verward. Ze weten niet goed wat er in de nieuwe structuur van hen wordt verwacht.

We maken een afspraak om de plannen eens goed te gaan bekijken. Een week later zitten we in het kantoor van de kwaliteitsmanager. Als ik vraag hoe ze de twee kwaliteitssystemen hebben samengevoegd blijkt dat er een stevig implementatieplan aan de samenvoeging ten grondslag ligt. Stap voor stap is aangegeven welk onderdeel wanneer aan de beurt is, wie ervoor verantwoordelijk is en wat er precies moet gebeuren om de samenvoeging succesvol te laten verlopen. Toch maakt het managementteam zich zorgen. De fusie heeft veel tijd en geld gekost, maar de implementatie van het nieuwe kwaliteitssysteem wil maar niet lukken.

Om tot de kern van het probleem door te dringen stel ik de kwaliteitsmanager 5 keer de waaromvraag.

De 5 keer waaromvragen, ofwel 5 times Why, is een instrument dat zijn oorsprong vindt in de Lean-filosofie, maar dat ik lang voordat ik over Lean hoorde al gebruikte. Door 5 keer waarom te vragen dring je steeds dieper door in het probleem en vind je de achterliggende oorzaak. Maar… natuurlijk moet je wel de juiste vragen stellen om het juiste antwoord te krijgen.

Taiichi Ohno, (Toyota productiesysteem / Lean) leerde zijn medewerkers om bij elk probleem de vijf keer waarom toe te passen. Zijn voorbeeld was een robot aan de productielijn, die niet meer werkte. Met vijf keer de waaromvraag te stellen kwam je uiteindelijk bij het dieper liggende probleem:

 1.    

Waarom doet de robot het niet meer? - Een zekering is doorgebrand

 2.

Waarom is de zekering doorgebrand? - Er zat te weinig olie op de draaiende delen, dus die liepen vast

 3.

Waarom zat er te weinig olie op de scharnieren? - Omdat de oliepomp het niet goed doet

 4.

Waarom doet de oliepomp het niet? - Omdat er metaaldeeltjes in de pomp zitten

 5.

Waarom zitten er metaaldeeltjes in de pomp? - Omdat er geen filter op de pomp zit

Zoals elke andere methodiek is ook de 5 keer waarom-methodiek niet zaligmakend. Zijn de problemen complexer, dan loop je het risico het verkeerde pad in te slaan. In dat geval kun je beter een ander instrument kiezen, bijvoorbeeld het visgraatdiagram.

Voor een eerste doorgronding van het probleem bleken de 5 waaromvragen bij deze fusieorganisatie echter van grote waarde. Samen met de kwaliteitsmanager vonden we de oorsprong van het probleem. Vervolgens zijn we met het management in gesprek gegaan en hebben een strategie bepaald om het probleem op te lossen.

De organisatie had weer een flinke stap gemaakt naar volledige integratie, dankzij de 5 keer waaromvragen.

Hulp nodig?

Bel of mail me!

Vond je deze blog interessant? Lees dan ook de volgende artikelen:

Auteur

Trudy Engering

Trudy Engering

Trudy Engering is black belt Lean in de Zorg
  • Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Hulp nodig of vragen over Lean (slim en slank) in de zorg?

Bel of mail ons dan! Tel: 0644042890, email: info@eenvoudinkwaliteit.nl.

Deel deze blog met anderen

Reacties (1)

  • Trudy

    Trudy

    27 juli 2016 op 16:31 | #

    Zojuist de five times why toegepast met een collega. Conclusie: een instrument moet jou dienen. Niet andersom. Dus het kan handig zijn om halverwege over te stappen, bijvoorbeeld op de Kiplingvragen (wie, wat, wanneer, waarom en hoe). Dat is helemaal afhankelijk van de persoon met wie je in gesprek bent, wat past beter? Waarmee kun je de diepte in?
    Zorg vooral dat je geen weerstanden oproept door telkens 'waarom' te vragen. Dat wordt vaak heel kinderachtig gevonden. Kleed het 'waarom' aan.

    Het succes van een gebruikt instrument is in hoge mate afhankelijk van de capaciteiten van de vraagsteller!

    antwoord

Plaats een reactie