In 8 stappen de afvinklijstjes te lijf

Het aantal afvinklijstjes in de Nederlandse zorg is schrikbarend. 40 tot 50% van de werktijd van een zorgprofessional schijnt verspild te worden aan bureaucratie. En waarom? Dat je ook goede zorg kan leveren zonder een overmaat aan checklists laten ze in Denemarken zien, daar kunnen we een voorbeeld aan nemen.
En dat het nog veel en veel erger kan dan bij ons ervaren ze in de Verenigde Staten. Met checklists op alle onderdelen proberen ze te voorkomen dat patiënten bij een negatieve ervaring naar de rechter stappen om een schadevergoeding van de zorgorganisatie los te krijgen. Waarop er weer meer checklists worden ingevoerd, een vicieuze cirkel dus. En daar willen wij niet naartoe.

We willen in de zorg terug naar de mens, terug naar de zorgverlening en zo min mogelijk bureaucratie. En het kán: het aantal afvinklijstjes minderen, dat gaat heus niet ten koste van de geleverde kwaliteit.
Als je een patiënt in het ziekenhuis vraagt naar de kwaliteit van de aan hem geleverde zorg dan zegt hij echt niet: “ja die was goed want er werden dagelijks een aantal checklists ingevuld”. Nee, dan gaat het over zaken als aandacht, serieus genomen worden, ervaren hygiëne en alles wat bijdraagt aan een snel herstel.

Vinkjesmetaliteit

Het gevaar van een afvinklijstje is dat je daarmee de ‘vinkjesmentaliteit’ stimuleert. Er wordt van uitgegaan dat als het lijstje is afgevinkt het werk goed is gedaan. Mensen hoeven niet meer na te denken en verantwoordelijkheid te nemen. Het bewijs dat het werk goed is gedaan is immers de afgevinkte lijst (!?).
Daarnaast is het werken met afvinklijstjes dodelijk voor de creativiteit en oplossingsgerichtheid van de zorgverlener. Het stimuleert de bureaucratie: we gaan vinken om het vinken.

Ik heb het meegemaakt dat er een checklist voor de medicatie was gemaakt om fouten te voorkomen bij het uitdelen van de medicijnen. Na evaluatie bleek het aantal fouten niet minder te zijn. Als oplossing kwam er weer een checklist om te checken of de checklists waren aangevinkt. Je snapt het al: na de volgende evaluatie bleek het aantal fouten niet teruggedrongen.

Vertrouwen

Checklists gaan uit van wantrouwen, terwijl we professionaliteit en nemen van verantwoordelijkheid juist stimuleren door vertrouwen te geven. Een professional moet door de leiding vertrouwd worden in de uitvoering van datgene waar ze professional in is, daar heeft ze immers voor geleerd. In het dagelijkse werk moet ze vrij zijn om zelfstandig keuzes te maken. Afvinklijstjes zijn daarbij als een dwangbuis voor haar. Aan leidinggevenden de schone taak om de medewerker te ondersteunen, zodat ze vol zelfvertrouwen en plezier het werk kan doen waar ze trots op is, met de patiënt/cliënt op de eerste plaats.

Schrappen

Huisartsen, specialisten en andere zorgprofessionals hebben actie gevoerd om de bureaucratie te verminderen. Dat zij resultaat hebben geboekt staat buiten kijf. Zie hier de schrappunten van huisartsen en hier de schrappunten van andere zorgprofessionals.

De regering is aan de slag gegaan met de door zorgprofessionals aangegeven pijnpunten.
Uitgangspunt is dat de bureaucratie in de zorg vanaf januari 2018 elk jaar minder moet worden. Artsen en verpleegkundigen moeten in hun dagelijks werk ervaren dat zij minder tijd kwijt zijn aan nutteloos werk. 

Op https://hetroergaatom.lhv.nl/ is te vinden welke formulieren, machtigingen e.d. voor huisartsen er inmiddels zijn afgeschaft.

8 Stappen om het aantal afvinklijstjes terug te dringen

Ben jij het ook beu om 40 tot 50 % van je werktijd te verspillen aan onzinnige afvinklijstjes? Ben jij veel liever bezig met je patiënt of cliënt? Pak ze dan aan, die onnodige zaken. Zet de hieronder aangegeven 8 stappen en het komt goed.

1. Ga met je team kijken welke checklists je hebt.
   1. Laat ieder voor zich op gele* post-its opschrijven welke checklist zij/hij in het dagelijkse werk gebruikt.    1 Check-list per post-it.
   2. Laat ieder voor zich op blauwe* post-its invullen welke checklist zij/hij in het dagelijkse werk zou moeten gebruiken maar dat niet doet. Ook hier weer 1 check-list per post-it.
      *natuurlijk kun je ook andere kleuren nemen, als maar duidelijk is welke kleur bij de checklists hoort die wél gebruikt worden en welke bij die niet gebruikt worden.
2. Plak de post-its op een flapover en ga ze sorteren, natuurlijk heb je veel dezelfde, maar op deze manier vergeet je niet vaak gebruikte checklists minder snel.
3. Zoek uit welke lijsten verplicht zijn, bijvoorbeeld voor zorgverzekeraar, inspectie of andere instanties.
   Ga met elkaar de discussie aan welke checklists je wel wilt behouden en welke niet. Je kunt als hulpmiddelen hierbij de Trechter van Verdunning en de Argumentenkaart gebruiken
   Trap niet in de valkuil te willen checken op basis van wantrouwen. Ga uit van de professionaliteit van de medewerkers. Is daar iets mis mee dan los je dat op een andere manier op, bijvoorbeeld door scholing.
4. Spreek af welke checklists je blijft gebruiken en schaf de checklists af waarvan het nut niet duidelijk is en die niet verplicht zijn gesteld.
5. Ga in gesprek met de instantie die een bepaalde checklist verplicht heeft gesteld en waarvan het waarom niet duidelijk is.
6. Laat je stem horen op alle niveaus.
7. Let op: het kan zijn dat je vindt dat een checklist nodig is. Ook dan moet je kritisch zijn. Waarom vind je dat je de checklist nodig hebt? Omdat er veel fouten worden gemaakt? Komt dat misschien omdat een proces niet goed in elkaar zit? Maak dan met allen die bij dat proces betrokken zijn een Waardestroomanalyse of een Makigami. Dan kom je er vanzelf achter wat er niet deugt aan dat proces. Je past het proces aan en goede kans dat de checklist dan overbodig is…