Lean vergaderen in 6 pictogrammen

Een hekel aan vergaderen? Liefst zou u het helemaal niet meer doen? Maar hoe komt u dan aan uw input, hoe informeert u iedereen, hoe krijgt u draagvlak?

Het kan ook anders, op een Lean-manier.

Lean vergaderen

We willen zo efficiënt mogelijk vergaderen: in zo’n kort mogelijke tijd alle kanten bekijken, iedereen aan het woord laten komen en spijkers met koppen slaan.

Met de hier genoemde maatregelen kost vergaderen minder tijd, u krijgt meer energie en het leidt sneller tot acties. Dit zorgt ervoor dat een vergadering een efficiënt contactmoment wordt, met gemotiveerde deelnemers.

1. We houden ons aan de afgesproken vergadertijd

   • Begin op tijd, ook als mensen te laat zijn. Eindig liefst eerder dan afgesproken is;
   • Wissel de voorzitterrol. Zo draagt u de verantwoordelijkheid met z’n allen;
   • Vermijd gekeuvel tijdens de vergadering;
   • Zorg dat vergaderingen kort en krachtig zijn;
   • Laat mensen niet in herhaling vallen;
   • Is alles gezegd en is iedereen aan het woord geweest,
     neem dan een besluit.

 

2. Iedereen staat, dat houdt de vergaderingen kort

Mensen vergaderen staand een stuk effectiever, dan wanneer ze zitten. Bij staand vergaderen zal niet onnodig lang worden uitgeweid, enkel de belangrijke onderwerpen komen aan bod. Omdat de meeste mensen niet graag lang staan, blijft de vergadering kort en efficiënt.



3. Agenda en andere belangrijke, te bespreken zaken hangen in het zicht.

Doordat de informatie altijd beschikbaar en zichtbaar is wordt een actieve houding bij de deelnemers gestimuleerd.

 

4. Op de flap-over  wordt tijdens de vergadering meegeschreven:

1) Wat is besproken, 2) wat is besloten en 3) wat zijn de  afgesproken acties.

Dit dwingt meteen tot SMART formuleren.

 

5. Aan het eind van de vergadering worden de aantekeningen op de flapover gefotografeerd en naar alle deelnemers geappt.

Er hoeft niet genotuleerd te worden en een verslag is overbodig. Tijdswinst!

Tip: Prioriteren

Staat de agenda nog niet vast en wilt u de belangrijkste onderwerpen aan bod laten komen, dan is de methode ‘Lean Coffee’ van Lean-goeroe Mark Graban een handige.

• Elke deelnemer schrijft op een post-it een onderwerp dat hij besproken wil hebben, 1 onderwerp per post-it, en plakt dit op een daarvoor bestemd vel papier aan de muur;
• Post-itvelletjes worden gegroepeerd;
• Iedereen geeft het belang dat hij hecht aan een onderwerp door een streepje te zetten bij het betreffende onderwerp.
  In totaal zijn er per persoon 3 streepjes te verdelen. Dat mag over maximaal 3 onderwerpen verdeeld worden, maar ook over 2 of 1;
• Zijn alle streepjes uitgedeeld dan wordt geteld. De onderwerpen met de meeste streepjes worden als eerste besproken;
• Spreek af hoeveel tijd u maximaal besteedt aan een onderwerp, bijvoorbeeld 5 minuten. Na die tijd kunt u met z’n allen besluiten nog eens 5 minuten door te gaan met dat onderwerp, of niet.

Deze methodiek draagt bij aan efficiënt vergaderen. Maar let op! Ook onderwerpen die niet hoog op de prioriteitenlijst staan moeten mogelijk nog eens aan de orde komen. Misschien in een ander overleg.

Nog een tip: Online vergaderen

Voor het organiseren van een effectieve vergadering hoeft niet het hele vergaderteam lijfelijk aanwezig te zijn. Via skype en een webcam, gericht op de flap-over met de aantekeningen, kunnen medewerkers vanuit huis meepraten en meekijken naar belangrijke notities.

Geïnspireerd door o.a. Mark Graban, zie: http://www.markgraban.com/ en 
http://leandenkenindezorg.blogspot.nl/2014/11/lean-koffie-met-mark-graban.html