logo eenvoudinkwaliteit

Slim, snel en slank werken in de zorg?
Eenvoud in Kwaliteit helpt!

Prettig en efficiënt werken

Bergen werk verzetten door je hoofd leeg te maken

Prettig en efficiënt werken
Door Trudy Engering - bijgewerkt op vrijdag, 03 mei 2019.

En toen werd ik oma. En niet één maar wel twee keer binnen 5 maanden. Dus moet ik mijn tijd efficiënter gaan indelen. Immers, oma zijn betekent tegenwoordig: veel met je kleinkinderen bezig zijn.

Mmm….. hoe ga ik dat doen, efficiënter mijn tijd indelen, ik heb een drukke zaak, werk voor een aantal klanten en het bedrijf brengt ook extra werkzaamheden met zich mee. Daarom heb ik al eerder mijn mappen op orde gebracht. Mijn kantoor is zodanig Lean ingericht dat ik nooit hoef te zoeken en nooit misgrijp. Mijn papieren- en digitale mappen zijn zo opgeruimd dat ik alles snel kan terugvinden. Waar kan ik nu nog meer tijdswinst uithalen?

Ik pak er de efficiëntiebijbel van David Allen: ‘Getting things done’ maar weer eens bij….

Volgens David Allen kunnen we niet efficiënt werken doordat ons hoofd te vol zit. We moeten allerlei zaken onthouden zoals ‘vandaag nog even naar mijn moeder bellen’ tot ‘de deadline voor het jaarplan verloopt volgende week donderdag’. Als je, zoals ik, tientallen dossiers hebt liggen, betekent dat dat je zoveel moet onthouden dat je ruimte in je hoofd tekort komt. Waardoor je dan weer niet gestructureerd en slim kunt werken. Zaak is het dus om je hoofd leeg te maken en alles wat je moet onthouden ergens anders in op te bergen: zoals in je agenda, mappen in je computer, taken in outlook, digitale of papieren to-do-lijstjes, enzovoorts. Alles waar je je prettig bij voelt en wat bij je past. Als het maar niet in je hoofd zit. Zodat je hoofd leeg wordt en er weer plaats is voor creatieve oplossingen en goede ideeën.

Volgens David Allen moet je alles wat in je hoofd zit buiten je hoofd organiseren in 5 stappen:

  1. Verzamelen
    Verzamel alles wat je nog moet doen: belangrijk of onbelangrijk, werk of privé, urgent of niet. Alle losse kattenbelletjes, lijstjes en wat er in je hoofd zit. Gooi ze in een in-bakje of iets dergelijks.
  2. Verwerken
    Beoordeel alles in je in-bakje en doe er het volgende mee:
    • Gooi alles weg wat je niet meer nodig hebt;
    • Voltooi alle acties die minder dan 2 minuten duren;
    • Alles wat gedelegeerd kan worden leg je bij een ander;
    • Acties die meer dan 2 minuten duren sla je op in je eigen systeem;
    • Grote zaken/projecten leg je apart.
  3. Organiseren
    Zaken waar je nu niets mee moet doen organiseer je door ze ofwel in de prullenbak te gooien, in een bakje/map te bewaren om misschien nog eens nader te beoordelen of te archiveren. Bij grote zaken / projecten bekijk je wat je volgende actie is. Kun je die in minder dan 2 minuten doen dan doe je het direct. Kost het meer tijd dan 2 minuten dan ga je die taak ofwel delegeren (of afwachten totdat iemand anders het al gedaan heeft) ofwel je stelt hem uit. In het laatste geval noteer je de deadline in je agenda / noteer je het op een actielijst. Je zult misschien ook een projectenlijst en/of een afwachtlijst nodig hebben.Belangrijk is vast te leggen bij ieder los eindje wat de eerstvolgende fysieke handeling moet zijn.
    De basiscategorieën hierbij zijn:
    • Een projectenlijst
    • Projectondersteunend materiaal
    • Acties en informatie in je agenda
    • Acielijsten
    • Een ‘afwachtlijst
    • Archiefmateriaal
    • Een ‘ooit/misschien’-lijst
  4. Onderhoud
    Heb je dit eenmaal voor elkaar, dan ben je er natuurlijk nog niet. Je moet regelmatig, bijvoorbeeld wekelijks, alle lopende projecten en losse eindjes bekijken. Zo heb je alle acties en opties in zicht, waardoor je de juiste beslissing kunt nemen, wat vervolgens op te pakken.
    Bekijk je lijsten zo vaak als nodig is, zodat je ze uit je hoofd kunt zetten.
  5. Doen
    Bepaal nu wat je gaat doen. Intuïtief weet je zelf het beste wat je als eerste moet aanpakken. Als hulpmiddel hierbij heeft David Allen 3 modellen ontwikkeld, die ik hier verder niet bespreek:
    • het viercriteriamodel, waarbij situatie, beschikbare tijd, beschikbare energie en prioriteit een rol spelen.
    • Het drievoudige model om dagelijks werk af te wegen, waarbij je met drie soorten activiteiten bezig kunt zijn: vooraf vastgesteld werk, werk zoals het zich voordoet, vaststellen van nieuwe acties.
    • Het zeshoogten- of perspectievenmodel van waaruit je je prioriteiten kunt bepalen: 50.000 voet /een heel leven, 40.000 voet / visie over 3 tot 5 jaar, 30.000 voet / doelen over 1 tot 2 jaar, 20.000 voet / gebieden waar jij verantwoordelijk voor bent, 10.000 voet / huidige projecten, startbaan / huidige acties.

Als je al je losse eindjes, projecten en gedachten op de manier van Getting Things Done hebt georganiseerd hoef je niet meer alleen op je geheugen te vertrouwen. Een leeg hoofd is heerlijk. Je zult merken dat je bergen meer werk kunt verzetten. En tijd hebt voor andere leuke zaken, zoals in mijn geval: genieten van mijn kleinkinderen.

Hier vind je een goede uitleg in het Engels, een YouTube animatiefilmpje van ruim 8 minuten.

Vond je deze blog interessant? Lees dan ook de volgende artikelen:

Auteur

Trudy Engering

Trudy Engering

Trudy Engering is black belt Lean in de Zorg
  • Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Hulp nodig of vragen over Lean (slim en slank) in de zorg?

Bel of mail ons dan! Tel: 0644042890, email: info@eenvoudinkwaliteit.nl.

Deel deze blog met anderen

Reacties (2)

  • Trudy Engering

    Trudy Engering

    27 januari 2017 op 17:02 | #

    Mee eens, Petra, dat is elke week een half uurtje investeren met veel meer opbrengst dan dat halve uurtje!

    antwoord

  • Petra van der Zwan

    Petra van der Zwan

    27 januari 2017 op 16:08 | #

    Goede blog weer Trudy. Gewoon een vaste dag in de week een half uurtje opruimen op deze manier zal je leven een stuk opgeruimder maken :).

    antwoord

Plaats een reactie