logo eenvoudinkwaliteit

Slim, snel en slank werken in de zorg?
Eenvoud in Kwaliteit helpt!

  • Home
  • blog
  • Risicoanalyse ingewikkeld? welnee! doe het op mijn manier!

Risicoanalyse ingewikkeld? welnee! doe het op mijn manier!

Mijn supersimpele methode voor de risicoanalyse

Risicoanalyse ingewikkeld? welnee! doe het op mijn manier!
Door Trudy Engering - bijgewerkt op vrijdag, 03 mei 2019.

Mensen die mij kennen weten het: ik houd niet van onnodig ingewikkeld. Zeker niet als het instrumenten betreft. Die zijn gemaakt om je te dienen, om het makkelijker voor je te maken.

Ik ben ervan overtuigd dat de kans dat een instrument gebruikt wordt omgekeerd evenredig is aan de complexiteit hiervan.
Wat doe ik dus? Ik pas het instrument zodanig aan dat het simpel in gebruik is, dat mensen er graag mee werken, waardoor de opbrengst optimaal is.

Zo ook bij de instrumenten die je kunt gebruiken voor de risicoanalyse.

Maar eerst:

Wat is dat eigenlijk, een risicoanalyse?

Bij een risicoanalyse worden bedreigingen benoemd en in kaart gebracht. Per bedreiging wordt de kans van het optreden ervan bepaald en wordt vervolgens bekeken wat de schade is die op zou kunnen treden als een bedreiging zich daadwerkelijk voordoet.

Dus in het kort: het nagaan van de kans op een ongewenste gebeurtenis en de gevolgen daarvan.

Een risicoanalyse helpt organisaties om risico’s juist in te schatten en daarbij juiste en passende beveiligingsmaatregelen te nemen.

Risicoanalyse eenvoudig (en leuker) maken

Nadat ik heel wat risicoanalyses met instrumenten als Safer, Bow-tie, visgraat, 5 times why en de Kiplingvragen had uitgevoerd, bedacht ik me dat het anders, eenvoudiger zou moeten. Ik wilde het vooral leuk maken voor medewerkers om een risicoanalyse uit te voeren. Ze aan het denken zetten, zelf de risico’s laten ontdekken en in het verlengde daarvan mogelijke oplossingen om deze risico’s te beheersen.

Dan heb je twee vliegen in één klap: én je krijgt praktische, zinvolle oplossingen voor je risico’s én je creëert het broodnodige draagvlak. Wat wil je nog meer?
Daarom heb ik mijn eigen Lean-instrument bedacht, dat gemakkelijk uit te voeren is en door zijn eenvoud mensen inzicht verschaft in hun eigen processen met de risico’s daarin.

We gaan aan de slag!

‘We’ zijn medewerkers die verantwoordelijk zijn voor het proces en ik, als begeleider. Hieronder beschrijf ik de verschillende stappen van mijn Lean-risicoanalyse.

  1. Welke processen geanalyseerd zouden moeten worden bepalen we via een brainstorm en prioritering. De geïnventariseerde processen met risico-inschatting beschrijven we op een flap-over.
  2. De gekozen processen brengen we in beeld in een zogenaamde waardestroom. Deze waardestroom maakt de stappen in het proces inzichtelijk, wie er een rol in speelt en waar de risico’s liggen.
    1. De waardestroom brengen we in beeld op een actieve manier. We staan en beschrijven elke stap op een apart post-it-velletje. Deze velletjes plakken we op een aan de muur geplakt vel papier. Van links naar rechts.
      TIP: je kunt hiervoor papierrol ‘MÅLA’ gebruiken, te vinden op de speelgoedafdeling van Ikea.
    2. risicoanalyse op mijn manier
      Afbeelding: Risicoanalyse in een waardestroom
    3. Daarna geven we ook aan welke functionaris bij welke stap een rol speelt en waar de risico’s liggen binnen het proces.
      De risico’s komen, door het visueel in beeld brengen van de waardestroom, al snel in beeld. Dit geven we aan op een mini post-it, bij de betreffende stap in het proces.
      En natuurlijk kunnen we het soms niet laten: tegelijkertijd kijken we met een schuin oog naar verspillingen (fouten, overbodige handelingen, wachttijden, te veel of te weinig werk doen dan bedoeld, enz.) in het proces. Dat geven we dan aan met een mini post-it in een andere kleur.
    4. Vervolgens bedenken we hoe deze risico’s (en verspillingen), aan te pakken. Welke tegenmaatregelen we kunnen nemen. Verspillingen en mogelijke tegenmaatregelen schrijven we op hetzelfde stuk papier. Rechts van het beschreven proces.
  3. Van de brainstorm, de prioritering en de in beeld gebrachte waardestromen neem ik foto’s. Deze foto’s kunnen, waar nodig, als achtergrondinformatie worden gebruikt.
  4. Binnen de organisatie volgt er een discussie over de voorgestelde- en andere verbeteroplossingen. Rekening houdend met de kans dat het incident plaatsvindt en de ernst van de mogelijke gevolgen:
    Risico = Kans x Gevolg.
    Soms blijkt uit zo’n impactanalyse dat het risico dát er iets fout gaat laag is en/of de gevolgen wannéér er iets fout gaat klein zijn. Hierop zal dan in de meeste gevallen geen actie ondernomen worden.
    Daar waar de risico’s en of de gevolgen groot zijn dienen tegenmaatregelen getroffen te worden.

En dan heb je je input voor je verbeterplan! Meestal redt je het hiermee. Soms is de problematiek dermate ingewikkeld dat je toch nog een of meerdere andere instrumenten moet toepassen. Neem daar dan de tijd voor, dan kan ook dit een leuke en zinvolle exercitie worden!

Hulp nodig? Vragen stellen mag!

Andere ideeën? Ik hoor het graag!

Auteur

Trudy Engering

Trudy Engering

Trudy Engering is black belt Lean in de Zorg
  • Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Hulp nodig of vragen over Lean (slim en slank) in de zorg?

Bel of mail ons dan! Tel: 0644042890, email: info@eenvoudinkwaliteit.nl.

Deel deze blog met anderen

Reacties (6)

  • Trudy Engering

    Trudy Engering

    16 september 2016 op 11:30 | #

    Dank!

    antwoord

  • Marjolein Delleman

    Marjolein Delleman

    15 september 2016 op 19:51 | #

    Wat is dit verfrissend goed nieuws! Eenvoud in kwaliteit, ik hou ervan!

    antwoord

  • Trudy Engering

    Trudy Engering

    24 augustus 2016 op 09:25 | #

    Helemaal mee eens Petra!

    antwoord

  • Trudy Engering

    Trudy Engering

    24 augustus 2016 op 09:20 | #

    Hoi Anton,

    Ik voer een interne audit uit op dezelfde manier, met fantastische resultaten! Zie mijn blogs daarover op http://www.eenvoudinkwaliteit.nl/blog/lean-audit en http://www.eenvoudinkwaliteit.nl/blog/ziet-en-komt-tot-inzichten.
    Succes! En ja, met dat IKEA-papier ben je een stuk goedkoper uit: wég met verspillingen!!! ;-)

    antwoord

  • anton

    anton

    24 augustus 2016 op 08:53 | #

    Hoi Trudy
    Geweldig die aanpak, lekker visueel en zichtbaar resultaat. Mooi voorbeeld hoe we van eisen uit formele norm naar een praktische en effectieve vorm kunnen omzetten met LEAN principes. Wij hebben een soortgelijke uitvoering bij het houden van interne audits. Met als resultaat knelpunten en verbeterpunten. Een andere aanvulling is het gebruik van de resultaten een risicoanalyse als input voor een opleidingsplan. Twee vliegen in 1 klap. Van beide voorbeelden kun je meer lezen op onze blogs.
    En IKEA ga ik ook eens bezoeken want wij gebruiken een heel duur papier

    antwoord

  • Petra van der Zwan

    Petra van der Zwan

    24 augustus 2016 op 08:41 | #

    Weer een prima blog Trudy. Handig om deze methode in te zetten bij audits! Door steeds weer andere processen onder de loep te leggen blijven de audits ook van waarde en komen er (bijna) gegarandeerd weer verbeterpunten naar voren.

    antwoord

Plaats een reactie