logo eenvoudinkwaliteit

Slim, snel en slank werken in de zorg?
Eenvoud in Kwaliteit helpt!

Uitstelgedrag aanpakken

Eerst een kopje koffie

Uitstelgedrag aanpakken
Door Trudy Engering - bijgewerkt op vrijdag, 03 mei 2019.

Wie kent het niet? Er moet iets gedaan worden, maar eerst wil je nog even dit…. En toch nog even de sociale media checken…. En nog maar even een bakkie koffie... O, er komt een mail binnen….Totdat je bijna te laat bent en je gierend van de adrenaline, onder zware stress, je taak net op tijd klaar hebt of zelfs te laat bent. Dit nu wordt uitstelgedrag genoemd, of in het Engels: procrastination.

Formule

Wetenschappers Piers Steel en Cornelius König hebben zich over dit fenomeen gebogen en er een theorie over ontwikkeld: de ‘Temporal motivation theorie’: uitstelgedrag tegengaan, door motivatie op te krikken.

De formule is als volgt:

uitstelgedrag formule

Motivatie is afhankelijk van Verwachting, Waarde, Impulsiviteit en Vertraging.
Waarbij motivatie de wens is een bepaald resultaat te bereiken, Verwachting de waarschijnlijkheid van succes is, Waarde de aan het resultaat gekoppelde beloning is, Impulsiviteit hoe goed iemand in staat is verleidingen te weerstaan en Vertraging hoeveel tijd er ten opzichte van de planning verloren is gegaan.

Duidelijk is dat, als Verwachting x Waarde hoog is en/of Impulsiviteit x Vertraging laag, de Motivatie hoog is.
De meeste mensen hebben last van uitstelgedrag, de een wat meer dan de ander. Dan is het dus zaak om díe factoren waar je grip op hebt te beïnvloeden.
Zorg bijvoorbeeld voor een goede, kloppende Verwachting, onrealistische verwachtingen werken uitstelgedrag in de hand: zeg maar dag tegen Motivatie!
En Waarde heb je zelf in de hand. Plan een beloning voor jezelf in als (een deel van) het werk af is, al is het maar een kop koffie of even iets leuks gaan doen.

Of de deadline: schuif die naar voren. Want hoe dichter bij de deadline, hoe eerder je je beloning krijgt, hoe meer je geneigd bent je werk op tijd af te leveren. De Vertraging is daardoor minder. Wat ook helpt is grote opdrachten in kleine stukjes hakken, met bijbehorende deadlines, die liggen immers vóór de uiteindelijke deadline.

En wat betreft Impulsiviteit: pas op voor afleiders. Misschien is het beter je even af te zonderen en de telefoon uit te zetten.

Praktijkvoorbeeld uitstelgedrag en hoe we dat opgelost hebben

Een klant van mij liep er ieder jaar weet tegenaan dat ze niet klaar waren voor de jaarlijkse externe audit en snel, snel, snel, met alle stress van dien, in korte tijd, nog een aantal zaken op orde moesten krijgen. Dat wilden ze niet meer en vroegen mij hoe ze dit probleem konden oplossen.
We zijn er met het team voor gaan zitten, iedereen was erbij en kon zijn zegje doen. Voordeel hiervan is dat de besluiten gedragen worden en ieder op de hoogte is van de afspraken.

We hebben onderstaande regels toegepast:

  1. Stel je doel duidelijk.
    In dit geval: we willen klaar zijn voor de externe audit, minimaal 1 maand voordat de audit plaatsvindt.
  2. Bepaal wat je nodig hebt om het doel te bereiken. Hak dit op in kleine stukjes/taken.
    Wat moet er allemaal nog gebeuren voordat de audit plaatsvindt.
  3. Bedenk wanneer die taken klaar moeten zijn.
  4. Bekijk welk onderdeel afhankelijk is van welke andere onderdelen? Dit heeft invloed op de verschillende deadlines.
  5. Bepaal wie er verantwoordelijk is voor welk stukje? Kortom pas de Kiplingvragen toe.
  6. Maak alles visueel.
    Op een lange, brede strook papier aan de muur gaven we de tijdslijn aan en met post-its de diverse taken en de verschillende, verantwoordelijke functionarissen. Omdat we met post-its werkten konden we telkens schuiven met de taken in de tijd.
  7. Spreek af dat ieder zich houdt aan de deadlines en dat je elkaar waar nodig hierop aanspreekt.
  8. Breng de afspraken in de agenda en/of in een applicatie, zoals Visio.
  9. Vier na elke gedane taak een klein feestje.

Resultaat van deze sessie is een goed doorwrocht tijdsplan, waarbij ieder weet wat ze wanneer af moeten hebben en waarbij de taken evenwichtig over het jaar verdeeld zijn.

Mijn klant is heel goed door de audit gekomen, dat feestje hebben ze dus gevierd!

Omdenken

Uitstelgedrag is een mooi onderwerp voor Omdenken. Dat hadden ze daar zelf ook al bedacht…

omdenken uitstelgedrag plannen

Auteur

Trudy Engering

Trudy Engering

Trudy Engering is black belt Lean in de Zorg
  • Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Hulp nodig of vragen over Lean (slim en slank) in de zorg?

Bel of mail ons dan! Tel: 0644042890, email: info@eenvoudinkwaliteit.nl.

Deel deze blog met anderen

Plaats een reactie