Veranderen met lean, hoe doe je dat?

Mijn klanten zijn enthousiast over Lean, hun bedrijfsvoering kan door toepassing van deze managementfilosofie een hoge vlucht nemen. Zij kunnen gewenste veranderingen doorvoeren, hun bedrijfsvoering efficiënter maken, hun werkplekken beter indelen en vooral hun klanten beter bedienen, dus beter bieden wat de klant vraagt.

Wat zij zich vaak niet realiseren is dat het hier niet om een aantal technieken gaat, maar dat er bij Lean ook een juiste mentaliteit komt kijken.

Leantechnieken

Bij het invoeren van de Lean filosofie kan gebruik gemaakt worden van een aantal methodieken. Van simpel tot nogal ingewikkeld. Ik maak het liefst gebruik van de meest eenvoudige technieken, want die zijn het snelst aangeleerd en resulteren daardoor al vlug in forse verbeteringen.

In mijn blogs en in de kennislexicon op mijn website is een aantal van die technieken de revue gepasseerd. In mijn blogs geef ik meestal een aantal tips, zodat mensen er direct mee aan de slag kunnen.

Maar, let op! Voordat je met Lean begint - en met één of meerdere technieken van Lean - moet je je realiseren dat deze managementfilosofie wel iets van je vraagt, als medewerker of als manager. Wanneer je je dat realiseert zal je sneller succesvol zijn bij het invoeren van verbeteringen.

Wat vraagt werken met Lean van jou?

1. Wil je met Lean werken? Dan vraagt dat in de eerste plaats: respect voor elkaar. Zonder respect geen vertrouwen en zonder vertrouwen geen verbeteringen.
2. In de tweede plaats zal je zoveel mogelijk mensen bij de verandering willen betrekken. Om te zorgen dat jouw ambitie niet van jou alleen is, maar dat die gedragen wordt door de anderen. Mensen zijn meer bereid tot veranderen als ze zelf de oplossing hebben aangedragen. Leg dus nooit een verandering zomaar op! En ben helder in wat je wenst en waarom je die verandering wilt. Snappen mensen het waaróm niet, dan zullen ze ook niet meegaan.
3. Ben je het met elkaar eens over de gewenste verandering? Formuleer de verandering dan in duidelijke taal en wees volledig: wat moet er veranderd worden, hoe doen we dat, wanneer moet het klaar zijn, wat is het gewenste resultaat, wanneer gaan we evalueren en wie is verantwoordelijk. Formuleer SMART.
4. Zorg dat iedereen goed op de hoogte is, tijdens elke stap in het traject.
5. Geef het goede voorbeeld. Je kunt als manager wel vragen van jouw medewerkers dat ze een gestandaardiseerd protocol volgen, maar als jij je daar niet aan houdt, zullen medewerkers ook makkelijk hun eigen paadjes bewandelen.
6. Maak kleine overzichtelijke stapjes. Zoek, om te beginnen, een gemakkelijk door te voeren verbetering uit. Pluk het ‘laaghangende fruit’. Hierdoor heb je al snel succes.
7. Vier dat succes, dat motiveert om verder te gaan. Dat hoeft nou niet meteen een groot feest te zijn, iets lekkers bij de koffie of een openlijk compliment kan al genoeg zijn.
8. Experimenteer en pas je plan aan als je niet de juiste werkwijze blijkt te hebben. Geef nooit op!
9. Leer van fouten. Iedereen maakt fouten, bedenk hoe het komt dat jij die fout hebt gemaakt en zorg dat het niet weer gebeurt.
10. Je wilt graag weten of jouw interventies succesvol zijn, meet dan niet alleen de winst in tijd en geld, maar vooral ook in plezier en tevredenheid. Hoe tevreden was jouw patiënt/cliënt/klant voordat je met Lean begon en hoe tevreden is hij ná de interventie? Met hoeveel plezier werkten jij en jouw collega’s van te voren en hoe groot is jullie plezier nu? Hoe trots ben je met z'n allen op jullie werk en hoeveel groter is de betrokkenheid geworden?

Kortom: met Lean leer je niet alleen nieuwe technieken, het is ook essentieel dat je je anders gedraagt. Klinkt moeilijk, maar hoeft het niet te zijn. Heb je de wil om te verbeteren, dan komt de rest ook, en dat maakt het voor jouw organisatie mogelijk een hoge vlucht te nemen!