logo eenvoudinkwaliteit

Slim, snel en slank werken in de zorg?
Eenvoud in Kwaliteit helpt!

  • Home
  • blog
  • Verbeter je organisatie met de A3-methode

Verbeter je organisatie met de A3-methode

Je verbeterplan op één vel papier

verbeter je organisatie met de pdca-cyclus en A3-methode
Door Trudy Engering - bijgewerkt op maandag, 06 mei 2019.

In februari schreef ik een blog over het inzetten van de PDCA cyclus op een Lean manier (Probleemoplossing in 8 stappen) bij een van mijn klanten. Doel was het bereiken van de ideale staat van het proces, om zo de patiënt beter en sneller van dienst te kunnen zijn. Een volgende stap richting perfectie was het inzetten van de A3-methode. In de blog beloofde ik het hier nog eens over te hebben. Dat doe ik bij deze. Wanneer je de PDCA cyclus niet goed kent, stel ik voor dat je eerst bovengenoemde blog nog eens leest.

Waar komt de A3-methode vandaan?

Deze methodiek is oorspronkelijk ontwikkeld door Toyota om als verbeterinstrument te gebruiken. A3 slaat op het formaat van het gebruikte papier: A3 = 297 bij 420 mm.

We kennen allemaal romans, novellen, kort verhaal. Daar is het zeer korte verhaal bijgekomen (A.L. Snijders). Dat het nog korter kan bewijst Arnon Grunberg op de voorpagina van de Volkskrant. In ‘Voetnoot’ schetst Grunberg in een paar zinnen iets wat hem bezighoudt, hij geeft er zijn mening over én hij doet een uitspraak die je aan het denken zet.

De overtreffende trap van een kort verhaal is een tweet. In maximaal 140 karakters moet je je boodschap formuleren. Dat dwingt je om meteen tot de essentie te komen, geen poespas, geen overbodige strofen. Hartstikke Lean dus.

De A3 is in feite de tweet van de (verbeter)plannen.

Aan de slag met de A3

Zoals gezegd: we gaan uit van 1 vel papier in liggend A3-formaat. Op dat vel tekenen we 6 blokken. 3 Links en 3 rechts. In die blokken worden  de eerste 3 fases van de PDCA-cyclus opgenomen

Blok 1: Omschrijf het probleem

Een probleem wordt gezien als een afwijking tussen wat er zou moeten zijn en wat er in werkelijkheid is.

Gebruik om te achterhalen wat je werkelijke probleem is bijvoorbeeld de Kiplingvragen (wat, waar, wanneer, wie en hoe) of de 5 keer waarom-vragen, zodat je steeds dieper in het probleem doordringt. De bedoeling is namelijk dat je niet een pleistertje gaat plakken maar de werkelijke oorzaak aanpakt.

Bij mijn klant kwamen we erachter dat de werkelijke oorzaak van het probleem (het duurt veel te lang voordat de uitslag bij de behandelend arts ligt) de gewoonte was materiaal te verzamelen en een keer per dag de analyse uit te voeren.

Het is nu zaak dat je in beeld brengt wat er daadwerkelijk gebeurt. Dat kan bijvoorbeeld door een VSM te maken, een flow chart of een spaghettidiagram. Een klachtenlijst of een overzicht meldingen incidenten enz. bieden ook mogelijk goede input.

zie ook deze tutorial over de A3-methode op video:

Blok 2: Doelstelling

Omschrijf waar je naartoe wilt en wanneer je dat wil bereiken.

Bij mijn klant wilden we de analyse voortaan 4 keer per dag uitvoeren. Voorwaarde was dat de kwaliteit van de uitslag niet aangetast werd. Die omschakeling wilden we in een periode van 2 weken voor elkaar krijgen.

Dan heb je meteen een naam voor je thema: de analyse-frequentie opvoeren van 1 naar 4 keer per dag. Zet de naam bovenaan je A3.

Blok 3: Grondoorzaken

Als je weet waardoor je probleem is ontstaan kun je ook een oplossing bedenken. Je kunt die grondoorzaken bijvoorbeeld achterhalen met de 5-keer-waarom vragen of met de visgraatanalyse (ishikawa).

Bij mijn klant kwam naar voren dat als vanouds de onderzoeken 1 keer per dag werden gedaan, dat was handig met de personeelsinzet. Inmiddels was de situatie danig veranderd. Niet alleen nemen de aanvragers geen genoegen meer met een uitslag die langer op zich laat wachten, maar ook de inzet van personeel was veel flexibeler geworden. Er werd alleen nog geen gebruik van gemaakt.

Blok 4: Verbetermaatregelen

In deze fase bedenk je hoe je naar je doel kunt komen. Brainstormen en het gebruik van een prioriteitenmatrix kan helpen om te bepalen welke maatregel je als eerste gaat treffen.

In ons voorbeeld hebben we ervoor gekozen om 4 keer per dag het  onderzoek uit te voeren. Om dat te kunnen verwezenlijken hebben we in onderling overleg de werktijden van de medewerkers aangepast, ze gingen in ploegen werken.

Tot nu toe hebben we nog in de Plan-fase van de PDCA-cyclus gezeten. Nu komt de Do:

Blok 5: Implementatie

Nu start het experimenteren. Kloppen onze gedachten? Heeft wat we hebben afgesproken het gewenste effect? Zijn er bijeffecten die we moeten tackelen?

En vergeet niet te communiceren! Iedereen, die er toe doet, moet weten waar je mee bezig bent. Maak een actieplan hoe je de gekozen verbetermaatregelen gaat implementeren. Bedenk wat er nodig is om je doel te bereiken, misschien is het bijvoorbeeld nodig dat medewerkers een training volgen.

In het voorbeeld dat ik hier gebruik bleek het helemaal niet moeilijk te zijn om in ploegen te gaan werken. Persoonlijke situaties waren inmiddels heel anders geworden. Gezamenlijk kwamen de medewerkers tot een andere werk- en tijdindeling.

We willen natuurlijk weten of we het gewenste effect hebben bereikt. Wanneer gaan we dat meten? En hoe? En hebben we nog aanbevolen acties? Waardoor kan je zien dat je plan gelukt is? Je doel bereikt is? Dat is je KPI (kritische prestatie-indicator). Kies 1 of 2 KPI’s Zorg dat je KPI’s SMART zijn.

De letters van SMART staan voor:

Specifiek Is de doelsteling eenduidig?
Meetbaar Onder welke (meetbare/observeerbare) voorwaarden of vorm is het doel bereikt?
Acceptabel Is deze acceptabel voor de doelgroep en/of het management?
Realistisch Is het doel haalbaar?
Tijdsgebonden Wanneer (in de tijd) moet het doel bereikt zijn?

En dan komt de check, de voorlaatste fase van de PDCA-cyclus.

Blok 6: Follow-up

Is het plan gelukt? Of slechts gedeeltelijk? Is het plan gelukt maar kunnen er alsnog problemen optreden?

Kijk regelmatig met elkaar hoe het staat met je KPI’s en stuur bij als dat nodig is.

Is je plan mislukt? Begin dan met een nieuwe A3 en analyseer wat er beter zou kunnen!

Hiermee is de A3 in feite klaar, waarmee de Act van de PDCA-cyclus buiten de A3 valt.

In andere varianten op de A3 wordt vaak ook de Act in blok 6 verwerkt. Dit blok bestaat dan uit twee delen:

Het bovenste gedeelte is de check: evalueer de resultaten van de acties en beschrijf het vervolg. Hoe en wanneer meten we resultaten? Door wie? Beschrijf het resultaat.
Daaronder volgt de Act: Standaardiseer of start opnieuw. Hebben de ingevoerde maatregelen het probleem opgelost? Zo ja standaardiseer, zo nee, doorloop A3 opnieuw.

In de Act ga je standaardiseren, als het resultaat naar je zin is. Zorg dat het zo blijft, zonder problemen. Om te zorgen dat iedereen op dezelfde manier werkt moet je SOPs oftewel standaard instructies schrijven.

Een SOP is een uitgebreide instructie hoe een bepaalde handeling uitgevoerd moet worden. Het doel van een SOP is dat iedereen die de handeling moet doen de SOP volledig volgt, zodat iedereen ook hetzelfde resultaat aan het einde krijgt. Standaard werken!

Spreek af dat dit nu de dagelijkse werkwijze is. Gebruik ook visualisaties, 5S. En zorg dat je een plan-B hebt voor als ‘t mis gaat. Verzorg trainingen als dat nodig is. Voer eventueel audits uit.

Werkt het hier? Dan is het misschien ook een goede oplossing voor een andere afdeling.

En dan: op naar de volgende verbeteractie (en een nieuwe A3). Bij het wegnemen van obstakels komen weer andere problemen naar boven.

In het hier beschreven voorbeeld liepen we er tegenaan dat de veranderingen ook invloed hadden op het werk van de secretaresses, die aanvankelijk alleen ’s morgens werkten. Ook daar moest een oplossing voor gezocht worden. Zo blijven we lekker bezig met continu verbeteren!

De medewerkers van de organisatie in het voorbeeld zijn ontzettend blij met het resultaat. De uitslagen liggen nu beduidend eerder bij de aanvragend arts en er komen minder telefoontjes binnen met vragen waar de uitslag blijft, dus minder werk.

Zoek je een handig formulier om je A3 in te vullen? Wij hebben er een voor je gemaakt! Download het Word-formulier hier.

Vond je deze blog interessant? Lees dan ook de volgende artikelen:

Auteur

Trudy Engering

Trudy Engering

Trudy Engering is black belt Lean in de Zorg
  • Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Hulp nodig of vragen over Lean (slim en slank) in de zorg?

Bel of mail ons dan! Tel: 0644042890, email: info@eenvoudinkwaliteit.nl.

Deel deze blog met anderen

Reacties (1)

  • Ine van den Munckhof

    Ine van den Munckhof

    18 oktober 2015 op 14:05 | #

    Dank je Trudy. Zoals gebruikelijk weer tothepoint en duidelijk!

    antwoord

Plaats een reactie