Werkplek beter organiseren

Een van mijn klanten, huisarts in een groepspraktijk, wilde de spreekkamers opruimen, schoonmaken en vooral ook standaardiseren met de 5S-methode, zodat alle medewerkers in elke spreekkamer konden werken, zonder zoekwerk. Ook het voorraadbeheer in de spreekkamers moest aangepakt worden, want het gebeurde nogal eens dat de huisarts misgreep en eerst een zoekronde moest gaan doen voordat hij zijn patiënt kon helpen.

Ik hoefde niet lang na te denken, want 5S is een fantastische methodiek waarmee je de werkomgeving professioneel en efficiënt kunt organiseren. En hij is nog eenvoudig ook!

We hadden een avond uitgekozen voor het 5Ssen, dan zijn er immers geen patiënten in de praktijk.
Gestart met een stukje theorie: Wat is 5S, wat is het doel daarvan en wat zijn de opbrengsten en hoe kun je je werkplek zo handig mogelijk inrichten.
Bij de presentatie heb ik veel voorbeeldfoto’s uit de eigen praktijk gebruikt, dat werd wel erg confronterend gevonden. In het dagelijkse werk heb je het niet eens in de gaten dat je in een rommelige omgeving werkt. Maar zie je foto’s van die omgeving in de presentatie, dat kijk je er met heel andere ogen naar!

Ik heb gesproken over kanban en visual management. Over eenpuntslessen en over het o zo belangrijke in stand houden. Een hulpmiddel daarbij is de audit (zie figuur).

5S-teams

Om iedereen goed aan het werk te krijgen hebben we functies en teams aangewezen en ieder kreeg instructies mee wat te doen.

De medewerkers van de betreffende ruimtes zaten in de schoonmaakteams. Daarnaast hadden we een kanbanteam, de mensen in dat team moesten de schoonmaakteams adviseren omtrent kanban. Het visual managementteam moest kijken waar er visual management kon worden toegepast. Beide groepen konden door de schoonmaakteams om advies gevraagd worden.

Vervolgens was er een veilingmeester, die hield alles bij wat er weg kon. Aan het eind van de sessies kwamen we allemaal bij elkaar en begon de veiling. Heel veel is weggegooid. Sommige zaken, waarvan men het doodzonde vond ze weg te gooien, gingen ver weg in een voorraadkast en de rest werd weggegeven aan de aanwezigen als ze belangstelling voor het betreffende artikel hadden.

De hele avond liep er een verbeterteam rond, dat verbetervoorstellen verzamelde. Die verbetervoorstellen werden door de collega’s aangedragen of werden door de verbeterteams zelf bedacht.

Na de veiling hebben we de verbetervoorstellen besproken en afgesproken dat het verbeterteam die in een smart geformuleerd verbeterplan ging zetten.

Vervolg

Omdat deze praktijk twee locaties heeft is besloten de ene locatie te 5Ssen en de zo ontstane standaard te kopiëren naar de andere locatie.

En toen kwam de volgende uitdaging: Stand houden! Dit vraagt voortdurend aandacht. Doen we het nog zoals afgesproken? Zijn er nog verbetervoorstellen? Dit zijn goede vragen om elkaar te stellen tijdens de dagstart.

Wat levert 5S op?

Waarom zou je 5S willen uitvoeren op je werkplek?

Misschien omdat de ruimte waar je werkt rommelig is? Rommel op je werkplek geeft immers rommel in je hoofd. Jouw productiviteit gaat schrikbarend achteruit naarmate het rommeliger is.

Misschien omdat je vaak moet zoeken? Een gemiddelde medewerker schijnt 1 uur per dag kwijt te zijn aan het zoeken van spullen (of van informatie).

Misschien wil je minder hoeven nadenken over hóe te werken en wil je meer aandacht schenken aan waar het écht om gaat: kwaliteit, verspillingen elimineren en continu verbeteren, de klant optimaal bedienen.

Een slecht georganiseerde werkplek kost voortdurend tijd en ergernis, heb je daar nog zin in?

5S is veel meer dan een avondje schoonmaken of een simpele methode om je werkplek goed te organiseren!

Na 5S:

• Werk je beter, met aandacht voor kwaliteit en veiligheid
• Zijn verspillingen goed zichtbaar
• Wordt herhaling van fouten voorkomen
• Heb je minder stress, meer rust, dus tijd over, omdat je niet meer hoeft te zoeken, nooit meer misgrijpt en alles direct om je heen hebt georganiseerd
• Kan iedereen op elke werkplek goed werken, alles is immers standaard ingericht!
• Al met al is je productiviteit hoger en werk je beter en prettiger samen, het hele team is meer betrokken.

Geïnspireerd door het boek: 5S werkplekorganisatie, geschreven door Bert Teeuwen.