logo eenvoudinkwaliteit

Slim, snel en slank werken in de zorg?
Eenvoud in Kwaliteit helpt!

Zeg het met beelden

Visual management

Zeg het met beelden
Door Trudy Engering - bijgewerkt op vrijdag, 03 mei 2019.

Ik voelde me een enorme stuntel.
Ik wilde een blikje fris en had keurig de instructies gevolgd op het display van de frisdrankenautomaat. Rode lettertjes die rechts in beeld kwamen en links weer snel verdwenen. Netjes gedaan wat ik moest doen en contactloos met mijn betaalpas betaald. Dacht ik. Geen effect. Meerdere pogingen heb ik gewaagd, zonder resultaat. Vervolgens heb ik munten uit verschillende vakjes en portemonnees verzameld en in de gleuf gestopt. Instructies gevolgd. Niets. Wat voelde ik me dom! Toen maar op goed geluk iets gedaan, ja dat werkte!

Mijn vriendin Jeannette, met een buitengewoon goed stel hersens, bracht er nog minder van terecht, uiteindelijk ging ze naar huis met een blikje cola in plaats van het gewenste flesje water.

Visueel maken

Zou dat allemaal niet klantvriendelijker kunnen? We hadden hier te maken met instructies op een lastig te lezen klein displaytje. Je moet snel kunnen lezen, de Nederlandse taal beheersen én nog snappen wat ze met de instructies bedoelen om een drankje te kunnen bemachtigen.

Het kan allemaal veel beter en makkelijk en voor iedereen te volgen, met visuele instructies. Met pictogrammen bijvoorbeeld.
We hebben in het dagelijkse leven voortdurend te maken met visuele middelen, omdat dat gewoon praktisch is. Denk je eens in dat je een straat inrijdt en dat daar een bord staat met de tekst: ‘DEZE WEG IS EENRICHTINGSVERKEER EN UITSLUITEND TOEGANKELIJK VANAF DEZE KANT’, dat werkt natuurlijk niet. Daarom zijn er ook verkeersborden bedacht. In een cockpit van een vliegtuig zitten heel veel waarschuwingslichtjes, stel je voor dat de piloot geen lichtjes te controleren had, maar uitsluitend tekst. Hij zou nooit aan opstijgen toekomen.

In de zorg wordt veel gebruik gemaakt van visuele hulpmiddelen, denk aan picto’s voor cliënten in de gehandicaptenzorg, of alle piepjes, lampjes en beelden op de intensive care van een ziekenhuis. Maar ook het dagelijkse werk van de zorgverleners en andere afdelingen, zoals administratie, kan veel makkelijker en overzichtelijker gemaakt worden met visuele hulpmiddelen. Een verbeterbord is een prachtig voorbeeld daarvan. Of een eenpuntsles.

Een belangrijk onderdeel van 5S (het handig organiseren van de werkplek) is het in één oogopslag kunnen zien dat iets niet op orde is, dat iets ontbreekt. Bijvoorbeeld door schaduwen te tekenen van de instrumenten, die op die plek moeten liggen. Of een fotootje van de juiste inhoud van het kastje of de lade. Zo kun je er makkelijk voor zorgen dat je nooit meer misgrijpt en iedereen de spullen op de juiste plaats teruglegt. Zo kun je dus makkelijk Standhouden, de vijfde S van 5S.

Visualisatiepiramide

Visuele hulpmiddelen delen we over het algemeen op in: 

1. Poka Yoke: het kan niet fout gaan
Denk aan het invullen van een bestelling bij Bol.com, vergeet je wat, dan is bestellen niet mogelijk, je komt telkens terug bij het ontbrekende antwoord. Of denk aan kastjes, als je niet wil dat er rommel opgelegd wordt, dan zorg je ervoor dat de bovenkant van het kastje schuin naar de voorkant afloopt. Daar kan niets meer op blijven liggen.
2. Visuele stuurmiddelen
Hiermee wordt je gewaarschuwd, bijvoorbeeld de rode lichten en slagboom bij een spoorwegovergang.
3. Visuele hulpmiddelen
Hier zie je beelden. Bijvoorbeeld een verkeersbord dat aangeeft dat je je op een voorrangsweg bevindt.
4. Procedures en werkinstructies
Hierbij krijg je teksten te lezen. Soms kom je er niet onderuit om een tekst te maken. Maak die tekst dan zo compact mogelijk met plaatjes erbij. Een eenpuntsles is een goed voorbeeld.
visualisatiepyramide3
figuur: Visualisatiepyramide

Visueel in de huisartsenpraktijk

Ik heb al vaak samen met de betreffende teams 5S uitgevoerd in huisartsenpraktijken. Kroon op het werk was dan de visualisatie. We hebben bijvoorbeeld de volgende visuele hulpmiddelen toegepast:

Kanbanformulier
We wilden niet teveel maar ook niet te weinig formulieren op voorraad hebben, daarom hebben we het formulier op een rood vel gekopieerd en bovenop het stapeltje formulieren gelegd, dat we minimaal moeten hebben tot de bestelling binnenkomt. Daarbovenop de rest van de formulieren, maar ook weer niet teveel. In de loop van de week worden de formulieren opgebruikt. Op een gegeven moment komen we aan het rode formulier toe. Dat nu is het visuele signaal ‘Let op! Er moet besteld worden!’
Kanbankaartjes
De kanbankaartjes bevatten belangrijke bestelinformatie. We gebruiken ze om niet mis te grijpen, bijvoorbeeld bij vaccins, verband en meer. Hierbij geldt hetzelfde principe als bij het kanbanformulier.
Hoekstickers
Op de plek waar we wilden dat een bepaald instrument werd teruggezet, hebben we hoekstickers geplakt. Nu weet iedereen waar het apparaat hoort te staan.
Vloerhoekstickers
Een onderzoektafel werd elke keer verschoven, maar niet meer teruggeplaatst. Grote ergernis voor degene wiens onderzoekskamer werd gebruikt. Door hoekstickers op de grond te plakken weet iedereen nu naar welke plek de tafel teruggeschoven moet worden.
Schaduwvellen
Rommellades zijn veranderd in overzichtelijke lades, door op de bodem een schaduwvel te leggen. Hoe we dat hebben gedaan? De instrumenten worden op een passend stuk zelfklevende folie gelegd, met balpen wordt de omtrek aangegeven en vervolgens uitgesneden. Hierna wordt het vel zelfklevende folie op de bodem van de lade geplakt. Zo ziet iedereen waar een instrument hoort te liggen en of het betreffend instrument op zijn plaats is teruggelegd.
Plukschuim
Een la wordt met het plukschuim gevuld, in het plukschuim is de vorm van instrumenten uitgesneden en het schuim is uit de vorm gehaald. Ook hierbij geldt ook dat er meteen zichtbaar is waar iets hoort te liggen. Bovendien schuiven de instrumenten niet.
Twee-bakken-systeem (Kanban)
Dit systeem hebben we gebruikt voor injectienaalden. 2 Urinepotjes gevuld met naalden en achter elkaar weggezet. Is het voorste potje leeg, dan gaat het naar een verzamelpunt, het achterste potje wordt naar voren geschoven en gebruikt. De verantwoordelijke van het verzamelpunt zorgt voor aanvulling van het bakje. Het volle potje wordt achter het potje geplaats, dat nu in gebruik is.
 

Visual management is een kwestie van je gezonde verstand gebruiken. Hadden de ontwerpers en eigenaren van de frisdrankautomaat dat maar gedaan. Dat zou niet alleen prettiger voor de klant zijn, maar deze komt dan ook graag terug!

 

 

 

Vond je deze blog interessant? Lees dan ook de volgende artikelen:

Auteur

Trudy Engering

Trudy Engering

Trudy Engering is black belt Lean in de Zorg
  • Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Hulp nodig of vragen over Lean (slim en slank) in de zorg?

Bel of mail ons dan! Tel: 0644042890, email: info@eenvoudinkwaliteit.nl.

Deel deze blog met anderen

Plaats een reactie