Ziet en komt tot inzichten!
Problemen zichtbaar maken
Een beeld zegt meer dan duizend woorden. Door gebruik van visuele middelen krijgen we veel sneller en beter inzicht in complexe informatie. Dat ervaar ik steeds weer bij mijn klanten.
Of het nu risicoanalyses op belangrijke processen of het zoeken naar verspillingen betreft of het uitvoeren van interne audits, ik doe het op de Lean-manier. Jawel, door datgene wat je wilt analyseren of bekijken visueel te maken.
Samen met mijn klanten maak ik een waardestroom. Alle stappen in het proces, die van waarde zijn, brengen we in beeld op een lange strook papier. Dat doen we door post-its op dat papier te plakken. Elke stap 1 post-it-velletje, waarop we schrijven welke stap het betreft. Alle stappen achter elkaar (allemaal post-it-velletjes van dezelfde kleur) vormen het proces. We kunnen toevoegen of de volgorde veranderen omdat het post-its zijn, die we kunnen verplaatsen (wel super-sticky’s gebruiken, die blijven het lang doen). We kunnen daarnaast aangeven welke functionaris welke stap doet en de informatiestromen brengen we ook in beeld.
Vervolgens gaan we, afhankelijk van het doel dat we onszelf hebben gesteld, met felgekleurde kleine post-its de risico’s, afwijkingen of verspillingen in beeld brengen. Elke groep een eigen kleurtje.
Bijna zonder uitzondering zeggen mijn klanten van te voren: “Eigenlijk ken ik het proces wel, ik heb het net uitvoerig beschreven” of: “ik ben vooral van de teksten, visualiseren werkt voor mij niet zo goed”.
En elke keer komen ze tot verrassende inzichten, en dat al heel snel!
Bovendien vinden ze het leuk om te doen. Je bent heel actief bezig en door het visuele aspect kun je je goed focussen op het proces dat je in beeld brengt. Je laat je niet gemakkelijk afleiden.
Maar het mooiste is dat we gezamenlijk tot onverwachte inzichten komen bij het in beeld brengen van het proces. Niet alleen door de visualisatie, maar ook door verdiepende vragen te stellen met bijvoorbeeld de 5 keer waaromvragen en/of de Kiplingvragen. Iedereen blij! We hebben een paar inspirerende uren gehad, zijn tot bijzondere inzichten gekomen en hebben en passant nog creatieve verbetermaatregelen bedacht!
Hoe Lean kan het zijn!
Auteur
Petra van der Zwan
Goede blog weer Trudy. Ik ben het helemaal met je eens dat visualiseren informatie veel aantrekkelijker en inzichtelijker maakt.
antwoord