logo eenvoudinkwaliteit

Slim, snel en slank werken in de zorg?
Eenvoud in Kwaliteit helpt!

  • Home
  • blog
  • Zou je meer uit de interne audit willen halen?

Zou je meer uit de interne audit willen halen?

Moeten is dodelijk

Moeten is dodelijk voor je organisatie
Door Trudy Engering - bijgewerkt op maandag, 06 mei 2019.

Waarom voeren we een audit uit?  Omdat het moet voor het certificaat?
Maar... 'moeten' levert niets op. De organisatie moet het “willen”. Pas dan heeft een interne audit meerwaarde voor de organisatie.
Zeker, je kunt met een interne audit verantwoorden dat je je aan wetten, regels en richtlijnen houdt. De belangrijkste redenen om interne audits uit te voeren is echter dat je wilt verbeteren. Je streeft er bijvoorbeeld naar de beste zorgorganisatie te zijn in de wijde omtrek, of je hebt als doel de allerbeste zorg te leveren aan je cliënt/patiënt.
Ik ga je stap voor stap helpen om meer uit de interne audits te halen.

Wat is een audit?
Een audit is een onpartijdig onderzoek, om vast te stellen in welke mate aan bepaalde criteria is voldaan. Doel van de audit is op zoek te gaan naar verbeteringen.
Een interne audit is dus een belangrijk, maar soms lastig te hanteren, hulpmiddel in een zorgorganisatie.

Heb jij ook het gevoel dat de audits weinig opleveren? Dat ze alleen worden uitgevoerd omdat het moet?

Volg de volgende stappen en je zult zien dat je meer aan je de audits hebt!

Stap 1:
Zorg dat je auditoren de benodigde competenties hebben. Niet iedereen is voor deze functie geschikt. Een auditor moet net zo makkelijk kunnen praten met iemand uit het primaire proces als met een bestuurder. Hij moet kunnen en durven doorvragen om tot bevindingen komen waar de organisatie iets aan heeft, die bijdragen aan verbetering van de organisatie.
Auditeren is een competentie, die ontwikkeld moet worden en gekoesterd. Regelmatig scholen, verdiepen en verbreden van kennis van de auditoren is absoluut noodzakelijk.
Gebruik voor de broodnodige variatie verschillende audittechnieken.
Zorg ervoor dat je auditoren onafhankelijk zijn, laat ze geen audit uitvoeren op hun eigen werkplek!
Is dit allemaal niet te realiseren, neem dan een auditor van buiten je organisatie in de arm.

Stap 2:
Bepaal wat het doel is van de audit. Zijn dat prioriteiten van de Raad van Bestuur? Wettelijke en contractuele eisen? Risico’s die je loopt als zorgorganisatie? Of is het meer dat je specifieke verbetering van kwaliteit nastreeft?
Tip: kijk eens of de kernwaarden van je organisatie op de werkvloer tot uiting komen.

Stap 3:
Zorg voor draagvlak. Communiceer binnen je organisatie dat er audits worden uitgevoerd. Dat die er niet zijn om personen te beoordelen maar om het hele systeem te toetsen. Vertel dat dit helpt om je dienstverlening te verbeteren.

Stap 4:
Bereid de audit goed voor. Welke processen worden getoetst en waarom? Welk doel dient het getoetste proces? Wat wil je eruit halen tijdens de audit? Welke vragen ga je stellen? Welke personen ga je interviewen?

Stap 5:
Tijdens de interne audit vraag je door. Trechteren is hierbij een beproefde techniek. Laat je niet voor het karretje spannen van de auditée, die misschien een heel ander doel voor ogen heeft.

Stap 6:
Zorg dat de rapportage kort, krachtig en toereikend is, de tekst mag maar voor één uitleg vatbaar zijn. De beoordeling is alleen op feiten gebaseerd (bewijslast).
Breng zo snel mogelijk na de audit je rapport uit, hoe langer je wacht hoe moeizamer het verbeterproces.

Stap 7:
De auditée en/of het management moet met verbetervoorstellen komen. De auditor beperkt zich tot het vaststellen van bevindingen, hij mag zich niet bemoeien met de opvolging daarvan.

Stap 8:
Zorg dat de audits ingebed zijn in de verbetercyclus en evalueer de audits. Hebben ze nut? Leveren ze genoeg op? Zo niet, onderneem dan acties om de audits te verbeteren.

Zie ook onze blogs: Interne audit? Eitje en Lean audit.

Je kunt veel meer uit je audits halen door deze stappen te volgen. De lijst is echter niet uitputtend.

Geef hieronder in het commentaarveld aan wat er volgens jou zou moeten gebeuren, om een succesvolle audit te krijgen. Daar kun je anderen mee helpen.
Ik zie je commentaar graag tegemoet!

Vind je deze blog ook voor anderen waardevol? Deel hem dan door op de social media-knoppen hieronder te klikken.

Heb je hulp nodig bij het uitvoeren van de audits, bij training van de auditoren of bij de analyse van het auditproces? Neem dan contact met me op, zodat we samen kunnen bekijken wat ik voor je kan betekenen.

Auteur

Trudy Engering

Trudy Engering

Trudy Engering is black belt Lean in de Zorg
  • Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Hulp nodig of vragen over Lean (slim en slank) in de zorg?

Bel of mail ons dan! Tel: 0644042890, email: info@eenvoudinkwaliteit.nl.

Deel deze blog met anderen

Reacties (6)

  • Agatha Zweers

    Agatha Zweers

    13 mei 2013 op 13:58 | #

    Hoi Trudy,
    Goede stappen! Ik ben in ieder geval ook van mening dat kennis over het bedrijf (wat doen ze, welk product/dienst), maar ook de cultuur van groot belang zijn om goed te kunnen auditeren.
    Ook de medewerkers op hun gemak stellen (want oh jee we hebben een audit) en vooral niet het gevoel geven dat "ze het niet goed doen".
    Groetjes,
    Agatha

    antwoord

  • Trudy Engering

    Trudy Engering

    13 mei 2013 op 10:11 | #

    Goede toevoeging, Petra. Inderdaad, altijd gesprekken voeren met de LSD-methode. Waarderend auditen is een van de verschillende audittechnieken waarmee je kunt variëren.

    antwoord

  • Petra van der Zwan

    Petra van der Zwan

    13 mei 2013 op 09:48 | #

    Ha Trudy,
    Complimenten voor het stappenplan.
    Wat ik als auditor ook vaak als basis voor mijn gesprekken hanteer is het LSD-principe. Dit staat voor Luisteren-Samenvatten en Doorvragen. Zo toets je iedere keer wat gezegd is en houd je structuur in je gesprek en duidelijkheid. Het zgn. 'waarderend auditen' is ook een bekende insteek. Je geeft de auditor dan complimenten over de manier van werken wat de spanning breekt en een fundament maakt voor openheid.

    antwoord

  • Trudy Engering

    Trudy Engering

    10 mei 2013 op 17:32 | #

    Dank je wel voor je reactie, Jos.
    Jaarlijks een auditprogramma of -plan maken is een heel goede toevoeging!

    antwoord

  • Jos Glorius

    Jos Glorius

    10 mei 2013 op 17:13 | #

    Hoi Trudy,
    Ik werk bij een groot internationaal bedrijf.
    Wij stellen jaarlijks een audit programma op. Een aantal auditoren wordt intern opgeleid. De overige auditoren leren het vak door na een korte introductie met een ervaren auditor mee te lopen.
    Wij noemen dat 'Teach the teachers'.

    antwoord

  • Klaas Hobo

    Klaas Hobo

    07 mei 2013 op 17:12 | #

    Hoi Trudy,
    Ik heb zo even geen aanvullingen maar het lijstje is een heel waardevolle voor het intern uitvoeren van audits. Je kunt met deze lijst in de hand als leidinggevende een check doen of de juiste personen op de juiste plaats zitten en voor de medewerker zelf is het een mooie checklist en opfrissing voor de aandachtspunten.

    antwoord

Plaats een reactie