Vraag:
We willen onze jaarplannen evalueren, maar we hebben inmiddels meerdere afgeleide jaarplannen, die onder het jaarplan van de organisatie hangen. Hoe pakken we dat zo slim mogelijk aan?
Antwoord:
Plan een bijeenkomst met alle verantwoordelijken. Plak alle jaarplannen (A3’s, X-matrixen, enz.) op de muur. Het hoofd-jaarplan op een prominente plaats, alle andere jaarplannen moeten daar immers van afgeleid zijn.
Geef iedere verantwoordelijke een paar minuten de tijd om haar plan toe te lichten. Er kunnen verduidelijkingsvragen gesteld worden. Laat vervolgens de deelnemers de jaarplannen becommentariëren door een opmerking of aanvulling op een post-it te schrijven en die op het betreffende jaarplan te plakken. 1 opmerking of aanvulling per post-it. Doe dit bij alle jaarplannen, is een opmerking/aanvulling op een post-it niet helemaal duidelijk, vraag dan op dat moment wat ermee bedoeld wordt.
Hiermee zorgt u dat al die plannen goed op elkaar aansluiten en heeft u input voor verbetering, waarmee de verantwoordelijken aan de slag kunnen.