Vraag:
Ik heb gemerkt dat wij in onze organisatie veel werk dubbel doen, hoe kunnen we dat voorkomen?
Antwoord:
Vaak zijn in een organisatie de processen wel beschreven, maar in de praktijk lopen ze anders, in de loop van de tijd zijn er stappen bijgekomen, bijvoorbeeld omdat er nieuwe eisen zijn gesteld. Daardoor kan het gebeuren dat er onnodige acties of dubbele acties in het proces sluipen. Daar kom je achter door het proces met het team, op een groot vel papier met post-its, uit te werken. Hierbij valt snel op welke stappen onnodig of dubbel zijn. Schrijf het proces op zonder die stappen en spreek af het voortaan zo te doen. Houd elkaar ook aan die afspraak.
Zie voor meer uitleg mijn blog over de waardestroomanalyse en het kennisonderwerp Makigami.