logo eenvoudinkwaliteit

Slim, snel en slank werken in de zorg?
Eenvoud in Kwaliteit helpt!

5S / vijf S / werkplekorganisatie

Wat houdt de Lean term 5S in?

5S is een Lean methodiek ontworpen door Toyota. Met 5S wordt de werkplek optimaal ingericht om verspillingen aan te pakken en zodoende zo effectief mogelijk te werken.

De term 5S is afgeleid van de Japanse woorden seiri, seiton, seiso, seiketsu en shitsuke. In het Nederlands hebben we daarvoor in de plaats de woorden scheiden, schikken, schoonmaken, standaardiseren en standhouden.

Soms wordt ook gesproken van 6S, in dat geval is ook safety (veiligheid) toegevoegd. Maar eigenlijk zou veiligheid in alle stappen een overweging moeten zijn.

Wanneer een organisatie  nog niet eerder met Lean heeft gewerkt, kan 5S een mooi begin zijn. Het is simpel in te voeren, en geeft meteen zichtbaar resultaat.
Toepassen van 5S leidt tot hogere productiviteit, kwaliteit en veiligheid. Voor werknemers biedt het een prettiger en motiverender werkomgeving.

Er zijn bij 5S globaal gezien twee fasen: weggooien wat je niet nodig hebt en structuur aanbrengen.

Lean werkt met kleine stappen. Dat geldt ook voor 5S; pak niet de hele organisatie tegelijk aan (wanneer deze niet heel klein is), maar beperk het tot overzichtelijke onderdelen.

Stappen in 5S (6S)

1. Scheiden

Beslis voor alle spullen in de werkomgeving of ze bewaard moeten worden. Wanneer ze echt nodig zijn bewaar je ze. Wanneer ze weggegooid kunnen worden doe je dat, en wanneer ze elders thuishoren, bijvoorbeeld op een andere afdeling, stuur je ze daarnaar toe.
Ook met digitale informatie kan op deze manier gewerkt worden.

2. Schikken

Alle spullen die je nodig hebt, moeten op een vaste plek staan. Zo weet je altijd waar ze zijn. In deze fase geef je alles zijn juiste plek. Met labels of andere visuele hulpmiddelen kan die plek gemarkeerd worden (zie ook kanban). De voorwerpen die vaak gebruikt worden zet je zo neer dat ze direct toegankelijk zijn vanaf de plaats waar er mee gewerkt wordt. Voor spullen die minder vaak gebruikt worden is dat minder belangrijk, maar ze mogen in ieder geval niet in de weg staan.

3. Schoonmaken

Maak alles schoon en fris. Iedereen werkt daarbij mee. Vernieuw en repareer wat kapot of niet schoon te maken is. Waar nodig kan er opnieuw geschilderd worden. Alles moet er fris en schoon uitzien.

Zorg ervoor dat iedereen weet hoe de werkplek eruit moet zien, en waar alles hoort te staan. Dat kan bijvoorbeeld door een foto te maken van de werkplek in opgeruimde staat.

4. Standaardiseren

Bedenk hoe je alles nu ook schoon en netjes kunt houden, zowel de gezamenlijke werkomgeving als de persoonlijke werkplekken. Maak daarover afspraken en voer de nodige systemen, controlelijsten of onderhoudsschema's in.

5. Standhouden

En nu is het zaak om alles zo goed te houden als het nu is. Maak er een gewoonte van alles terug te zetten zoals het bedoeld is. Pleeg op tijd het nodige onderhoud. Houd je aan de afspraken, wees consequent naar jezelf en naar elkaar. Doe regelmatig een audit.

6. Safety (de zesde S; optioneel)

Wanneer veiligheid een belangrijke overweging in je werk is, kan je eventueel de zesde stap, safety, apart benoemen. Meestal wordt ervoor gekozen veiligheid in de vijf andere stappen mee te nemen.

Bekijk of er ergens in de werkomgeving risico bestaat voor ongelukken: onbeschermde apparatuur, naalden, snoeren waarover je kunt struikelen etc. Bepaal hoe de risico's kunnen worden weggenomen, of in ieder geval beperkt.

Ook ergonomische zaken horen onder Safety thuis. Bestaan er door de specifieke werkzaamheden en inrichting van de werkplek risico's op RSI, rugklachten, enz.? Ook hier geldt: bepaal hoe de risico's kunnen worden weggenomen, of zoveel mogelijk beperkt.

Resultaat van 5S

Na het invoeren van S5 is het extra plezierig werken. Het is fijn nooit meer mis te grijpen, niet meer te hoeven zoeken. Wanneer er in een team wordt gewerkt met verschillende werkplekken of -ruimtes (zoals spreekkamers), is het geen probleem om eens ergens anders te zitten. Iedereen kan daar zó werken, omdat de ruimtes standaard zijn ingericht. Je zult zien: 5S kost misschien aanvankelijk tijd, maar levert uiteindelijk meer tijd op.

Voorbeeld van het invoeren van 5S

Hieronder een leuk en leerzaam filmpje waarin je het invoeren van 5S in de praktijk kunt volgen. Het gaat om een voorraadruimte in een Canadees ziekenhuis, die door de verpleegkundigen die het gebruiken wordt 'ge5St'. De Engelse termen voor de 5S zijn overigens achtereenvolgens: sort, set in order, shine, standardize and sustain.

Meer houvast bij het invoeren van 5S?

Bekijk ook onze blogs over dit onderwerp: